GLIPP: I dei digitale postlistene til Tysnes kommune ligg det saker som både er offentleg tilgjengelege (markert med grønt), og saker som er unntatt offentlegheit (markert med raudt). I haust gjorde kommunen ein glipp då eit dokument med sensitive personopplysingar blei lagt ut som eit offentleg tilgjengeleg dokument. (Skjermdump frå tysnes.kommune.no)
GLIPP: I dei digitale postlistene til Tysnes kommune ligg det saker som både er offentleg tilgjengelege (markert med grønt), og saker som er unntatt offentlegheit (markert med raudt). I haust gjorde kommunen ein glipp då eit dokument med sensitive personopplysingar blei lagt ut som eit offentleg tilgjengeleg dokument. (Skjermdump frå tysnes.kommune.no)

– Dette er ein glipp som ikkje skal skje

I ei veke låg eit dokument med sensitive personopplysingar ope tilgjengeleg i kommunen sine postlister. Rådmann Steinar Dalland ser svært alvorleg på saka.
Publisert 17.01.2020 kl. 06.00.

– Me må stilla oss spørsmålet om kvalitet, kunnskap og rutinar har vore gode nok, fortel rådmann Steinar Dalland.

I haust melde kommunen sjølv inn eit avvik til Datatilsynet. Avviket handla om eit dokument som låg ope tilgjengeleg i kommunen sine postlister, men som skulle vore unntatt frå offentlegheita. Dokumentet inneheld personopplysingar om ein brukar av helse-/omsorgstenestene i kommunen. Brukaren var delvis anonymisert, men på ein stad omtala ved initialar. Både initialane og innhaldet i dokumentet kan vera med og identifisera personen, særleg i samanheng med små forhold i ein liten kommune.

– Me har tatt nokre umiddelbare grep, mellom anna har me presisert at me aldri skal bruka initialar når me omtalar brukarar, seier Dalland.

Dokumentet omtalar brukaren si åtferd, og utfordringar knytt til samarbeid mellom brukar og personale. Dokumentet beskriv i detalj om utagerande åtferd hos brukaren, og inneheld opplysingar av ein sensitiv karakter.

– Me ser svært alvorleg på denne glippen, seier rådmannen.


Postlistesvikt

I kring ei veke låg dokumentet i kommunen si digitale postliste med status som ope for offentlegheita. Ein slik status betyr at kven som helst kan søkja om å få innsyn i dokumentet, og dermed få det tilsendt på mail. Ifølgje avviksmeldinga var det berre «Tysnes» som søkte og fekk innsyn i dokumentet, noko rådmannen stadfestar.

– Det postlistesystemet me har gjer at me kan sjå kven som har fått innsyn i ulike dokument, forklarar han.

Systemet for digitale postlister varierer i ulike kommunar. Nokon stader blir dokumenta lagt rett ut i listene, slik at dei er direkte nedlastbare. I Tysnes kommune må ein derimot be om å få dokumenta tilsende.

– Hadde dokumenta blitt lagt rett ut i postlista, så hadde me ikkje hatt kontroll på spreiinga. Når denne svikten fyrst har skjedd, så er nok systemet vårt med på å begrensa skadane, seier Dalland.

Dokumentet låg tilgjengeleg i kring ei veke før kommunen blei gjort merksam på svikten. Då fekk dokumentet umiddelbart status som unntatt offentlegheit, og det blei sendt avviksmelding til Datatilsynet. I avviksmeldinga blir menneskeleg svikt peikt på som hovudårsaka til avviket.

– Det er ein menneskeleg svikt, men svikten ligg hos fleire personar, utdjupar Dalland.

I tillegg til å hamna ope i postlista, blei også dokumentet lagt ut på kommunen sine heimesider som eit vedlegg i sakslista til eit møte i arbeidsmiljøutvalet. Også her blei dokumentet fjerna så fort feilen blei oppdaga. I avviksmeldinga står det at kommunen gjorde søk på nettet for sikra at dokumentet ikkje var blitt spreidd.

«Så vidt me kunne finna ut, er dokumentet dermed utilgjengeleg på nettet etter at det vart fjerna», står det i avviksmeldinga.


Skal ikkje skje

Rådmannen fortel at kommunen sine rutinar tilseier at slike ting ikkje skal skje.

– Me har kontrollpostar som skal hindra slike blunderar, men me ser at det likevel kan skje feil, seier han.

Dalland er likevel tydeleg på at han ikkje vil slå seg til ro med at feil kan skje.

– Eg trur ikkje dette er ein glipp som skjer ofte hos oss, men samtidig er det viktig å poengtera at dette er ein glipp som ikkje skal kunna skje, forklarar han.


Endeleg rapport

I avviksmeldinga, som blei skriven med ein gong avviket blei oppdaga, blir det fleire stader nemnt at saka skal undersøkast og kartleggast nærare, før ei endeleg tilbakemelding blir sendt til Datatilsynet.

– Me jobbar med å gå nærare gjennom avviket, før me skal senda inn ein endeleg rapport, fortel Dalland.

I denne rapporten vil kommunen utdjupa kva det var som gjekk gale då dokumentet blei offentleg tilgjengeleg i haust.

Dalland forklarar at kommunen er oppteken av å følgja opp saka på ein ryddig måte.

– Me må berre spela på lag med Datatilsynet, og gjera det me kan for å minimera risikoen for at slikt skal skje igjen.

Dalland er klar over at avviket kan føra til konsekvensar for kommunen.

– Me ser at andre kommunar har blitt kraftig bøtelagt for liknande sviktar, så det må kanskje me òg vera førebudd på. Men det er uansett ikkje det viktigaste i denne saka. Det viktigaste er at me trekker læring ut av dette, seier rådmannen.

– Dette er ein glipp som ikkje skal skje, poengterer han avslutningsvis.


Siste saker Gå til framsida

Sjå biletdryss frå 10. klasse-showet

På plass i salen under det imponerande 80-talsshowet før helga, var mellom anna Carl Henrik Harbitz-Rasmussen. Han hadde med seg kamera, og knipsa ei rekkje gode bilete som han har delt med oss i «Tysnes». Så anten du fekk med deg showet eller ikkje; her kjem eit lite tilbakeblikk på den kjekke stunda i...